Những điều cần biết khi mở quán cafe - Bí quyết kinh doanh quán cà phê cho người mới

24/01/2021

Có thể nói trong các ngành nghề kinh doanh thì cafe được cho là lĩnh vực đem lại lợi nhuận tốt. Tuy nhiên, với những người lần đầu mở quán cafe không có nhiều kinh nghiệm sẽ không khỏi bỡ ngỡ. 

Một trong số những câu hỏi có lẽ ai cũng thắc mắc khi lần đầu mở quán cafe cần chuẩn bị những gì? Những điều cần biết khi mở quán cafe. Để trả lời câu hỏi này chúng tôi xin chia sẻ bài viết sau đây, theo dõi ngay để biết được mở quán cafe cần những gì nhé.

1. Xây dựng kế hoạch kinh doanh 

Một trong số những điều cần chuẩn bị khi mở quán cafe chính là xây dựng kế hoạch kinh doanh. Trong đó bao gồm các công việc như: xác định vốn, mục tiêu kinh doanh, phân tích thị trường, khách hàng mục tiêu, xác định phong cách quán.

1.1 Mở quán cafe cần những gì-Xác định vốn

Bạn cần xác định một cách chính xác số vốn bạn cần bỏ ra để mở quán cafe là bao nhiêu: 100 triệu, 200 triệu hay 500 triệu,... Vốn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh ngay từ khâu đầu tiên vì thế bạn quan tâm đến công việc này.

Khi đã xác định được số vốn bạn cần bỏ ra là bao nhiêu để mở quán cafe thì việc tiếp theo bạn cần làm là phân chia lượng vốn đó cho những khoản chi tiêu cần thiết bao gồm chi phí cố định và chi phí duy trì hoạt động.

• Chi phí cố định: Tiền đặt cọc và thuê mặt bằng đợt 1, tiền thi công, trang trí quán, tiền dụng cụ, bàn ghế…
• Chi phí duy trì: tiền thuê nhân công, tiền nguyên liệu, tiền điện nước, tiền pháp lý, tiền chi cho quảng cáo, khuyến mại…

1.2 Mục tiêu kinh doanh

Khi đã biết được số vốn mình cần bỏ ra là bao nhiêu và phân chia lượng vốn như thế nào cho phù hợp thì việc tiếp theo bạn cần thực hiện là xác định mục tiêu kinh doanh cho quán cafe của mình. 

Với một quán cafe mới mở nếu không có mục tiêu kinh doanh thì quá trình hoạt động sẽ khó mà thành công, khi không biết phương hướng ra sao, nên bắt đầu như thế nào. Vì thế hãy đặt ra mục tiêu cho quá trình kinh doanh của mình. 

Ví dụ trong 3 tháng đầu bạn cần đạt được doanh số là 200 triệu/tháng, rồi 1 năm, 2 năm sẽ là bao nhiêu?... Chỉ khi có được mục tiêu kinh doanh rõ ràng bạn mới có thể đi đúng hướng và có thêm động lực để đạt được những điều đó.

Do đó, để thành công bạn cần đặt ra những mục tiêu hợp lý, phù hợp với tiềm lực của quán cafe, chứ không phải là những con số viển vông và mục tiêu mờ nhạt.

Xem thêm : Bản kế hoạch mở quán cafe - Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe từng bước

1.3 Phân tích thị trường

Phân tích thị trường và khách hàng đã cắt tốt nhất kết bạn có thể lập được một kế hoạch kinh doanh quán cà phê hoàn hảo. Cụ thể:

• Tìm hiểu thị hiếu của khách hàng, của dân cư trong vùng, mức thu nhập trung bình, xu hướng tiêu dùng,... sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về khách hàng từ đó có thể điều chỉnh được mức giá khẩu vị ăn uống và các dịch vụ kèm theo sao cho phù hợp với thị hiếu của khách hàng quán mình. 
• Tìm hiểu rõ hơn về đối thủ cạnh tranh của quán mình cũng như những quán kinh doanh đồ uống, quán cafe,... xung quanh về giá cả, thời gian mở cửa, điểm mạnh, điểm yếu để từ đó có được định hướng cần thiết. 

1.4 Khách hàng mục tiêu 

Với khách hàng mục tiêu của quán, thì bạn cần nghiên cứu những sở thích cũng như xu thế đồ uống mà khách hàng đang yêu thích. Để từ đó có được chiến lược thu hút và giữ chân khách hàng thích hợp nhất.

Hãy nhớ rằng: bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người - bí quyết thành công là thực sự hiểu khách hàng của bạn thực sự là ai.

1.5 Xác định phong cách quán

Xác định phong cách quán cà phê là một trong những yếu tố quan trọng mà hầu hết chủ quán đều phải quan tâm bởi nó quyết định đến 70% sự thành công. Vậy nên bạn cần xác định rõ ràng phong cách quán cafe của mình là gì: quán café sách, café âm nhạc, café dành cho tuổi teen… từ đó lên danh sách các loại đồ uống cũng như cách bài trí, thiết kế quán.

2. Tìm vị trí tốt nhất cho quán cafe

Khi đã xây dựng xong kế hoạch kinh doanh quán cà phê của mình thì việc tiếp theo bạn cần làm khi mở quán cà phê mặt tiền vị trí phù hợp. 

Để thành công, bạn cần có vị trí phù hợp cho quán cà phê của mình. Bạn cần tìm vị trí quán cafe phù hợp với các tiêu chí sau:

• Vị trí quán phải gần trung tâm và dễ tiếp cận
• Khả năng quảng bá cao và lượng người qua lại lớn
• Một không gian phù hợp để có được tầm nhìn dễ dàng khi khách hàng ngồi trong quán

Hãy nhớ rằng không gian nhà hàng có vị trí đẹp được rất nhiều người săn đón và khó tìm. Có thể mất một thời gian để tìm đúng vị trí. Để việc kinh doanh có hiệu quả bạn nên tìm cho mình một vị trí quán cafe phù hợp. 

Xem thêm: Cách chọn địa điểm mở quán cafe, vị trí mặt bằng kinh doanh cà phê lý tưởng?

3. Kinh doanh quán cafe - Có cần đăng ký giấy phép kinh doanh ?

Rất nhiều chủ quán cafe đều thắc mắc rằng mở quán cafe có cần đăng ký giấy phép kinh doanh không? Câu trả lời dĩ nhiên là có, bởi theo quy định của Pháp luật Việt Nam mọi công dân, tổ chức muốn kinh doanh đều phải làm thủ tục xin phép với cơ quan nhà nước.

Khi đăng ký giấy phép kinh doanh để mở quán cafe bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ như sau:

• Giấy đề nghị đăng ký.
• Bản sao chứng minh thư nhân dân của cá nhân, người đại diện hợp pháp của Hộ gia đình kinh doanh.
• Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm.
• Thủ tục để đăng ký giấy phép kinh doanh:
• Gửi Giấy đề nghị đăng ký đến cơ quan đăng ký nơi mở quán.
• Đợi được xét duyệt giấy tờ.
• Nhận Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (có thể sửa đổi, bổ sung thông tin trong vòng 3 ngày).

Mời bạn tham khảo video : Kinh doanh quán cafe, THỦ TỤC và GIẤY TỜ nào phải có để mở quán cà phê

4. Mở quán cafe cần chuẩn bị những gì - Thiết kế mặt tiền 

Mặt tiền quán cafe là một trong số những điểm nhấn thu hút khách hàng và tạo được ấn tượng đối với khách hàng ngay từ lần đầu tiên. Chính vì thế việc làm thế nào để có được một thiết kế mặt tiền quán cafe đẹp, đúng với phong cách của quán hướng đến là điều mà bất cứ chủ quán cafe nào cũng cần quan tâm.

Với thiết kế mặt tiền quán cafe bạn cần chú trọng đến màu sắc, phong cách thiết kế, bảng hiệu, logo của quán. Tất cả các yếu tố phải có sự đồng nhất về cả màu sắc và phong cách thiết kế. 

Khi thiết kế logo, bảng hiệu nó phải mang gam màu chủ đạo trong chính thương hiệu quán cafe của bạn. Ngoài ra, về màu sắc nên chọn những màu những gam màu theo phong cách thiết kế nội thất bên trong quán để tạo sự đồng điệu về màu sắc.

Trong thiết kế quán cafe bạn nên chọn màu sắc chủ đạo cho phong cách quán của mình để có thể đồng bộ về thiết kế bên ngoài và bên trong điều này giúp thiết kế mặt tiền quán cafe của bạn được bắt mắt hơn, ấn tượng hơn trong mắt khách hàng. 

5. Thiết kế không gian cho quán 

Không gian quán quyết định nhiều đến khả năng quay lại quán của khách hàng. Tùy vào một mô hình mở quán cà phê mà bạn có thể lựa chọn thiết kế không gian phù hợp cho quán của mình.  

Ví dụ quán cà phê sân vườn bạn nên thiết kế không gian thoáng mát, có nhiều cây xanh như thế sẽ giúp khách dễ chịu không tạo được cảm giác thoải mái cho khách hàng khi đến quán.

Để có được không gian quán cà phê phù hợp bạn nên tham khảo thêm các ý tưởng thiết kế quán cà phê đơn giản để dễ dàng dự trù kinh phí cho việc đăng ký khoản của mình.Nếu có thời gian bạn nên tham quan những quán cà phê có thiết kế độc đáo để có thể học hỏi thêm.

6. Chuẩn bị nguyên vật liệu

Để có được những ly cafe thơm ngon, chất lượng bạn cần có nguồn nguyên vật liệu chất lượng cao khi cần làm 1 quán cafe. Khi thiết lập một quán cà phê, một chuỗi cung ứng tuyệt vời là điều cần thiết. Bạn cần quyết định loại cà phê bạn sẽ cung cấp, bạn sẽ lấy nó từ đâu và bạn có thể cần bao nhiêu loại cà phê khác nhau để đảm bảo quán cà phê của bạn thành công!

Ngân sách của bạn cũng sẽ là một yếu tố. Nếu bạn có thể chi thêm tiền cho những hạt cà phê chất lượng cao, bạn có thể thu hút được những người đam mê cà phê từ xa và rộng, nhưng chi phí khởi nghiệp ban đầu của bạn sẽ cao hơn.

Bạn cũng cần phải xem xét các yếu tố khác. Ví dụ: nếu bạn định rang hạt cà phê của riêng mình, bạn sẽ cần mua cà phê nhân từ các nhà cung cấp và đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để rang và xay cà phê trước khi sử dụng.

Hiện tại, trên thị trường có rất nhiều nguồn nguyên liệu khác nhau vì thế bạn cần cân nhắc kỹ và chọn đúng nhà cung cấp uy tín, để đảm bảo chất lượng của sản phẩm quán cafe của mình. 

7. Thuê nhân viên

Quán cà phê và cửa hàng cà phê là cơ sở kinh doanh dịch vụ - vì vậy bạn nên chọn nhân viên của mình dựa trên khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng thân thiện và xuất sắc của họ.

Đây là một phần quan trọng mà bạn cần chuẩn bị khi mở quán cafe - dịch vụ tồi có thể đánh dấu sự diệt vong cho doanh nghiệp của bạn, ngay cả khi sản phẩm của bạn xuất sắc. Vì thế hãy chọn cho quán của mình những người nhân viên ưu tú, cụ thể:

• Chuyên gia trong ngành và đã từng làm việc trong các quán cà phê trước đây
• Thân thiện và cởi mở
• Đam mê và am hiểu về cà phê
• Đáng tin cậy và đúng giờ

Có thể khó tìm được những nhân viên hoàn hảo cho cửa hàng của bạn, nhưng bạn nên dành thời gian để làm việc này. Doanh nghiệp của bạn sẽ thành công hay thất bại dựa trên chất lượng dịch vụ của nó - vì vậy việc gấp rút là một ý tưởng tồi.

Xem thêm : Nắm rõ quy trình phục vụ quán cafe cho nhân viên phục vụ

8. Xây dựng quy trình quản lý hiệu quả

Khi quán cafe càng lớn, việc quản lý tất cả các vấn đề trong quán ngày càng trở nên khó khăn hơn như: nhân viên của bạn có đi đúng giờ, số lượng nguyên vật liệu có bị thiếu hụt, số lượng bán hàng có khớp với số lượng hóa đơn,...

Vào thời điểm này bạn nên thuê cho cửa hàng của mình một nhân viên quản lý để có thể cân bằng tất cả công việc trong cửa hàng cũng như giúp bạn quản lý cửa hàng khi bạn đi xa. 

Nhân viên quản lý quán cafe sẽ có trách nhiệm đào tạo nhân viên mới, điều phối khách vào quán, quản lý hóa đơn, báo cáo thiếu hụt nguyên vật liệu, tiếp nhận và phản hồi từ phía khách hàng,... tất cả các công việc đều sẽ được nhân viên quản lý thực hiện. 

9. Điều cần biết khi mở quán cafe - Quảng bá cho quán

Khi bạn đã chuẩn bị được những điều cần làm mà chúng tôi đã chia sẻ ở trên thì lúc này bạn đã sẵn sàng để mở cửa kinh doanh! Đây cũng là lúc để bắt đầu tiếp thị và quảng bá cửa hàng cà phê mới của bạn. Bạn quảng bá cho quán cafe của mình thông qua nhiều hình thức marketing khác nhau, cụ thể:

• Cung cấp mẫu miễn phí cho người qua đường
• Đầu tư vào bảng hiệu chất lượng cao cho mặt tiền cửa hàng của bạn
• Tạo ra một chương trình khách hàng thân thiết
• Tiếp cận các blogger ẩm thực địa phương và những người có ảnh hưởng trên Instagram
• Liên hệ với các phương tiện truyền thông địa phương như đài phát thanh, báo chí và đài truyền hình
• Ra thông cáo báo chí công bố ngày khai trương quán cà phê của bạn
• Sử dụng mạng xã hội để truyền bá thông tin về buổi khai trương của bạn
• Tổ chức các lớp học và hội thảo cà phê miễn phí

Khi bạn tiếp tục tiếp thị và quảng bá cửa hàng cà phê của mình, bạn sẽ nhanh chóng xây dựng được cơ sở khách hàng trung thành và đang trên đường vận hành một công việc kinh doanh thành công và có lãi.

Qua bài viết trên mà chúng tôi chia sẻ chắc rằng bạn đã trả lời được câu hỏi “mở quán cafe cần những gì?”. Mong rằng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong quá trình tìm hiểu. Chúc bạn thành công trong quá trình kinh doanh quán cafe của mình. 

Tài liệu tham khảo:

1. HOW TO OPEN A CAFÉ: A STEP-BY-STEP GUIDE (1)
2. 10 THINGS TO KNOW BEFORE OPENING A CAFE! (2)