Bản kế hoạch mở quán cafe - Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe từng bước

Lĩnh vực kinh doanh đồ uống đặc biệt là kinh doanh quán cafe đem lại khá nhiều lợi nhuận chính vì thế mà hiện nay rất nhiều bạn trẻ đã lập nghiệp dựa trên lĩnh vực kinh doanh này. 

Để thành công trong việc kinh doanh cafe thì trước tiên bạn cần có một kế hoạch rõ ràng, chi tiết về các bước thực hiện. Vậy lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bao gồm những bước nào? Hãy cùng điểm nhanh qua mẫu kế hoạch mở quán cafe từ a-z sau đây của chúng tôi để trả lời cho câu hỏi này nhé. 

1. Nghiên cứu thị trường kinh doanh cafe

Mở quán cà phê cần đầu tư lớn cả về thời gian và tiền bạc. Điều cần thiết là bạn phải dành thời gian để nghiên cứu thị trường kinh doanh để có được quán cà phê thành công. 

Việc nghiên cứu thị trường của những người đi trước sẽ giúp việc kinh doanh cà phê được tốt hơn đồng thời học hỏi kinh nghiệm của họ; tìm ra những gì hiệu quả và những gì không.

Hãy dành thời gian để ghé thăm nhiều quán cà phê làm ăn kinh doanh hiệu quả để có được cái nhìn sâu sắc về những gì bạn muốn doanh nghiệp của mình. Cân nhắc xem bạn sẽ lấy gì từ các doanh nghiệp khác và điều gì sẽ khiến bạn khác biệt. 

Tìm hiểu về cơ sở khách hàng của bạn. Họ sẽ là ai? Nhu cầu của họ là gì? Thời gian nào trong ngày sẽ bận rộn nhất? Hiểu rõ khách hàng của bạn sẽ hỗ trợ lập kế hoạch, tạo menu và có một kế hoạch kinh doanh cho quán cà phê hoàn hảo của chính mình. 

Xem thêm: Bật mí 5 kinh nghiệm khi mở quán cafe cho người mới bắt đầu

2. Tầm nhìn - sứ mệnh - mục tiêu

Một trong số những điều không thể thiếu trong bản kế hoạch kinh doanh của quán cafe chính là tầm nhìn - sứ mệnh - mục tiêu của quán. 

Không còn nghi ngờ gì nữa, bạn có những kế hoạch lớn và đã có sẵn hình ảnh về quán cà phê của bạn đang hoạt động. Viết ra những gì bạn muốn đạt được với quán cà phê của mình và phong cách quán cafe mà bạn muốn tạo ra. 

Bắt đầu thu thập ảnh, menu và ý tưởng thiết kế để cung cấp nguồn cảm hứng cho quán cà phê của bạn trông như thế nào, loại đồ uống mà bạn sẽ phục vụ là gì và bạn sẽ tạo cảm giác như thế nào cho khách hàng khi họ bước vào cửa. 

Xác định rõ tầm nhìn - sứ mệnh - mục tiêu sẽ giúp bạn nhất quán khi chọn tên, quyết định được phong cách trang trí, lên kế hoạch cho loại đồ uống, chọn cà phê, chọn tách và xác định cách bạn sẽ tương tác với khách hàng. 

Hãy nhớ rằng: bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người - vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn biết chính xác khách hàng mà bạn muốn hướng đến để sử dụng đồ uống của quán là ai.

Có thể nói việc đưa ra tầm nhìn - sứ mệnh - mục tiêu sẽ giúp cho quán của bạn có được định hướng kinh doanh cụ thể, từ đó có được kế hoạch kinh doanh cafe rõ ràng, giúp cho việc kinh doanh hiệu quả và đạt kết quả cao trong quá trình hoạt động.

3. Tạo một kế hoạch kinh doanh cafe chi tiết

Tuyệt đối không được bỏ qua việc bản kế hoạch kinh doanh cafe chi tiết và đừng nghĩ rằng bạn “Có quá nhiều việc”… “Ai sẽ đọc nó”… đây là những suy nghĩ sai lầm. 

Trên thực tế, lợi ích thực sự khi đưa ra một kế hoạch kinh doanh không nằm ở tài liệu cuối cùng mà nhiều hơn về quy trình. Quá trình viết một kế hoạch giúp bạn thực sự hiểu thị trường địa phương của mình và nắm được những con số bạn cần để làm cho việc kinh doanh thành công. 

Kế hoạch kinh doanh sẽ hướng dẫn bạn qua từng giai đoạn phát triển và quản lý quán cà phê của mình, đồng thời sẽ là bản đồ lộ trình cho việc  điều hành và phát triển quán cafe của chính bạn.

3.1 Lên ý tưởng kế hoạch kinh doanh cafe

Hãy tiến hành xác định loại hình kinh doanh quán cafe mà bạn muốn hướng đến là gì? Đó là quán cafe công sở, cafe sách, cafe mèo, cafe nhạc sống, nhạc acoustic…

3.2 Định hướng kế hoạch kinh doanh cafe

Chính là xác định quy mô quán cafe của bạn, bao gồm các thông số về: sức chứa, diện tích quán, tiện ích dịch vụ đem lại có thể phục vụ tối đa bao nhiêu khách hàng,... Những thông số này cần có kế hoạch kinh doanh rõ ràng để đảm bảo được quá trình kinh doanh của quán phát triển đúng hướng và đem lại hiệu quả.

Bên cạnh quy mô chủ quán cafe cần nắm chỉ tiêu doanh số, đây là một trong số những vấn đề quan trọng và không thể thiếu trong bản kế hoạch kinh doanh quán cafe của bạn. Dự định trong bao lâu bạn có thể thu hồi vốn, phải chịu lỗ trong bao nhiêu tháng, doanh thu một tháng cần đạt là bao nhiêu,...

3.3 Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe về tài chính

Tài chính là một trong số những yếu tố then chốt quyết định lên sự thành công, thất bại của quá trình kinh doanh quán cafe. Do đó, ngay từ khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe bạn cần lưu ý đến vấn đề tài chính. 

Hãy tìm hiểu thật kỹ mở quán cafe cần bao nhiêu vốn? Các chi phí khi mở quán là gì? Phát sinh khoảng bao nhiêu?.... để từ đó chuẩn bị tài chính thật kỹ càng và bắt đầu quá trình kinh doanh của mình một cách hiệu quả. 

Bạn cũng có thể tham khảo một số chi phí sau:

• Xác định tổng số vốn đầu tư
• Chi phí thuê mặt bằng mở quán cafe
• Chi phí mua nguyên liệu
• Chi phí tiền sửa chữa
• Chi phí thuê nhân viên
• Chi phí setup cửa hàng…

Xem thêm Cách tính chi phí mở quán cafe bình dân

3.4 Xác định vị trí của quán cafe

Lựa chọn vị trí quán cafe quyết định ⅓ sự thành công của quá trình kinh doanh. Nếu không cân nhắc kỹ trong quá trình lựa chọn địa điểm thì thất bại sẽ là điều dĩ nhiên.

Trong bản kế hoạch kinh doanh quán cà phê bạn cần có thông tin về địa điểm và mặt bằng mở quán mà bạn đã chọn. 

Theo kinh nghiệm của những người đi trước, việc lựa chọn những vị trí mở quán gần siêu thị, trung tâm thương mại, trường học, khu công nghiệp,... sẽ là sự lựa chọn khôn ngoan bởi đây đều là những vị trí thu hút được lượng khách hàng lớn khi đến quán. 

Để chọn được một vị trí ưng ý bạn sẽ mất khá nhiều thời gian, đây cũng là bước tốn nhiều khâu lên kế hoạch mở quán cafe của bạn nhất. Do đó, hãy ngắm một vài chỗ rồi theo dõi lưu lượng người qua lại có đông không, họ có nhu cầu nghỉ ngơi, uống cafe hay không,...

Xem thêm: Cách chọn địa điểm mở quán cafe

3.5 Lên menu quán cà phê

Thực đơn của quán nên thể hiện tầm nhìn của bạn và chủ đề của quán cà phê của bạn đang hướng tới. Mọi thứ cần được xem xét, từ lựa chọn thực phẩm, thiết kế, màu sắc và phông chữ, đến mô tả hấp dẫn, hình ảnh và giá cả. 

Hãy nghĩ về một món đồ uống đặc trưng và làm thế nào để loại đồ uống đó có thể định hình phong cách menu quán cafe của chính bạn. 

Hãy đơn giản hóa menu của quán - một trong những sai lầm phổ biến nhất của các chủ quán cà phê là cố gắng làm hài lòng tất cả mọi người. Điều này có thể để lại trong cuốn menu của quán nhiều món đồ uống mà hầu như không bao giờ có khách hàng nào quan tâm. 

Về việc định giá đồ uống: Hãy xem xem một ngày quán cafe của bạn có thể bán được bao nhiêu ly? Bao nhiêu ly sẽ giúp bạn hòa vốn và có lãi? Các khoản chi phí đi kèm khác như thay thế sản phẩm, giao hàng,... là bao nhiêu? 

Để định giá chính xác bạn không được bỏ qua bất kỳ một khoản nào, hãy tổng hợp tất cả các khoản phí phát sinh rồi mới tính toán, chỉ khi đó bạn mới có thể định giá chính xác nhất cho đồ uống trong quán của mình. 

Xem thêm: Thiết Kế Menu Quán Cafe Đẹp

Và có một quy chuẩn khá hay dành cho những ai đang định khởi nghiệp mở quán cafe là: “Nếu tất cả mọi người đều phàn nàn về giá cả, tức là nó quá cao. Nếu chẳng ai phàn nàn, tức là quả thấp. Còn khi chỉ có vài người kêu ca, tức là bạn đã định giá hoàn hảo”.

3.6 Tìm nhà cung cấp

Đây là một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch mở quán cà phê, bạn cần tìm nhà cung cấp đồ uống cho cửa hàng cafe của mình. 

Để tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp bạn có thể tham khảo tại nhiều địa điểm khác nhau, và lựa chọn cho mình một nhà cung cấp phù hợp để có thể tạo ra tính riêng biệt.

Hãy tạo sự khác biệt, có thể lựa chọn những chiếc cốc chỉ mỗi cửa hàng bạn có. Do đó, hãy tìm được nhà cung ứng tốt để đạt được điều này nhé. 

Về nguyên liệu chế biến đồ uống bạn có thể lựa chọn nhiều nhà cung cấp trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Tùy vào quy mô mà việc lựa chọn đơn vị cung ứng nào cho phù hợp.

3.7 Thiết kế quán cafe

Việc lên ý tưởng kinh doanh quán cafe chính là lên ý tưởng cho quá trình thiết kế, trang trí quán cafe sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của khách hàng mà quán cafe của bạn đang hướng đến.

Ngoài những thiết kế đơn giản từ vật dụng, đồ vật bạn có thể sử dụng các bức tranh tường hoặc sơn dầu để tô điểm thêm cho quán và thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Xem thêm: 75 thiết kế quán cà phê đẹp giá rẻ cho người mới khởi nghiệp

3.8 Tuyển chọn nhân viên quán

Với quy mô quán nhỏ nếu bạn đầu chưa đông khách bạn không cần phải thuê nhiều nhân viên. Chỉ cần 3 người, một người pha chế, một người phục vụ và một nhân viên bảo vệ là đủ. 

Nếu sau này quy mô quán lớn hơn, số lượng khách hàng nhiều hơn, quán rộng hơn thì sẽ bổ sung sau. Do đó trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh bạn cần tính đến khâu này nhé. 

Để giữ chân được khách hàng thì hương vị đồ uống phải ngon, do đó mà nhân viên pha chế đóng vai trò rất quan trọng. Vậy nên khi tuyển dụng bạn nên chọn người yêu thích và hiểu rõ về cafe nhé. 

Xem thêm: Cách tuyển nhân viên quán cafe hiệu quả

3.9 Chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi mở quán cafe

Trước khi mở quán cafe bạn cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết như:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh
• Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm
• Những loại thuế phải nộp: thuế môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp

Điều này tránh được sự bỡ ngỡ cho bạn trong quá trình kinh doanh đồng thời giúp cho quá trình kinh doanh quán cafe được suôn sẻ và đem lại kết quả cao hơn. 

3.10 Tiếp thị quảng cáo quán cafe của bạn

Sau khi đã hoàn thành các công việc quan trọng để có được một bản kế hoạch tương đối hoàn chỉnh thì bước cuối cùng bạn cần làm là tiếp thị quản cáp quán cafe của mình. 

Điều đầu tiên là phải có một hệ thống để khách hàng có thể nhận diện quán của bạn như: tên quán, logo, biển hiệu, menu, name card, website,... sao cho dễ nhớ là được. 

Thời gian đầu khi mới mở quán bạn có thể tận dụng các mối quan hệ thân thiết, các trang mạng xã hội, diễn đàn,….để giới thiệu cho quán.

Trong ngày khai trương hãy mời người thân, bạn bè, đồng nghiệp tới để ủng hộ. Họ sẽ là người giới thiệu quán cafe của bạn tới những khách hàng khác. Nhờ đó mà lượng khách cũng tăng lên đáng kể.

4. Bản kế hoạch kinh doanh quán cafe mẫu tham khảo

4.1 Kế hoạch mở quán cafe sách 

Tổng quan

• Loại hình: Cafe sách, cung cấp dịch vụ cafe, nước giải khát và đọc sách.
• Mục tiêu: Tạo môi trường thư giãn thoải mái cho khách hàng, cung cấp nhiều đầu sách, chủng loại phục vụ khách hàng.
• Địa điểm: 56 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội.
• Tài chính dự kiến: 1.247.000.000 VNĐ.

Sản phẩm và dịch vụ

• Menu: Cafe các loại, nước dinh dưỡng, trà, kem và fastfood gồm bánh nhẹ ăn kèm.
• Quán cung cấp hơn 5000 đầu sách đa dạng về chủng loại.
• Cung cấp địa điểm tổ chức các hoạt động về sách, liên quan đến văn hóa, ngôn ngữ…

Nghiên cứu thị trường

• Các nhóm khách hàng tại quận Cầu Giấy:
• Doanh nhân: Có trên 50 công ty, xí nghiệp.
• Học sinh, sinh viên: Có 12 trường đại học, cao đẳng. Đây là đối tượng nhóm khách hàng chính mà Café sách hướng tới.
• Công nhân, viên chức: Nhu cầu tương đối thấp.
• Đối thủ cạnh tranh: Xung quanh có khá nhiều các quán kinh doanh đồ uống như: Urban Station, Twitter Beans coffee, Ding tea…

Tìm nhà cung cấp

• Sách: từ các nhà xuất bản, tìm thêm sách cũ từ các nguồn hiệu sách hoặc mạng internet.
• Nguyên liệu: siêu thị metro, các cửa hàng khác.

Cơ cấu tổ chức

• Đội ngũ nhân viên: nhân viên phục vụ, pha chế, bảo vệ
• Lên kế hoạch phục vụ

4.2 Bảng kế hoạch kinh doanh quán cafe S

Thông tin chung

• Loại hình: Quán Cafe truyền thống, phục vụ người dân xung quanh và khách vãng lai, đi công tác, du lịch.
• Mục tiêu: Tạo môi trường thư giãn thoải mái cho khách hàng, cung cấp nhiều đầu sách, chủng loại phục vụ khách hàng.
• Địa điểm: Thành phố Nha Trang.
• Khách hàng mục tiêu: dân công sở và lao động phổ thông gần quán, sinh viên các trường cao đắng y tế Khánh Hòa, sư phạm Nha Trang…

Tài chính

• Tài chính dự kiến: 600.000.000 VNĐ.
• Đầu tư mua máy móc thiết bị: 95.955.000 VNĐ.
• Tăng vốn lưu động, mua nguyên liệu dự trữ: 455.700.000 VNĐ.
• Chi phí dự phòng: 48.345.000 VNĐ.

Sản phẩm, dịch vụ

• Menu: Cafe, trà các loại, cacao, kem sữa, sinh tố, nước ép… Thức ăn sáng, điểm tâm nhẹ: bánh mì, mì tôm, cơm tấm, pizza…
• Tổ chức hoạt động giao lưu cho khách hàng: nhạc sống vào thứ 7 hàng tuần.

Nghiên cứu thị trường

• Học sinh sinh viên: sở thích đa dạng, thu nhập thấp thường tìm những quán độc đáo nhưng chi phí phù hợp
• Nhân viên văn phòng, công chức: thu nhập trung bình, thời gian hạn hẹp nên thường tìm những quán gần địa chỉ làm việc
• Giới văn nghệ sỹ tìm đến những quán có nhiều cảm hứng sáng tạo
• Giới doanh nhân: thu nhập cao, cần tìm những nơi sang trọng gặp đối tác.
• Đối thủ cạnh tranh: bán kính xung quanh 5km quán, có trên 30 quán cafe lớn nhỏ khác nhau như: cafe Hoa Đồng Nội, Ciao Sea coffee, Mimosa,… với nhiều yếu tố cạnh tranh cao.

Lập kế hoạch nhân sự

Xác định thời gian (khi nào nên thuê hoặc thăng chức nhân viên cụ thể) và dự tính chi phí tương xứng với vòng tuần hoàn ngân sách. (1)

• Đặt mục tiêu nhân sự
• Xây dựng sơ đồ nhân sự, bao gồm quản lý, tạp vụ, thu ngân, bảo vệ, pha chế…
• Hình thức trả lương, thời gian làm việc theo ca
• Phân tích tình trạng nhân sự hiện tại như thế nào. So với mục tiêu đang thiếu những gì
• Lên giải pháp nhân sự
• Lập kế hoạch nhu cầu nhân sự cho 3 năm đầu tiên
• Lên lộ trình đào tạo huấn luyện nhân sự

Nếu có dự định mở quán cafe thì hãy lập kế hoạch kinh doanh ngay từ ban đầu, điều này sẽ đảm bảo được công việc kinh doanh của bạn đi đúng hướng đồng thời đem lại được kết quả cao trong quá trình thực hiện. 

Đặc biệt việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe rất cần thiết đối với những ai không có nhiều kinh nghiệm vì thế bạn cần đặc biệt chú ý và tìm hiểu thật kỹ về bản kế hoạch kinh doanh trước khi bắt đầu quá kinh doanh quán cafe của mình. (2)