Quy trình quản lý quán cafe bao gồm những bước nào quan trọng

Bạn là một chủ đầu tư? Bạn đang đau đầu không biết thực hiện quy trình quản lý quán cafe của mình như thế nào hiệu quả. Bởi chỉ cần một khâu vận hành sai sẽ làm ảnh hưởng lớn đến cả một hệ thống quản lý của cửa hàng. 

Hiểu được nỗi lo lắng của bạn, chúng tôi xin đưa ra bài viết sau đây về cách quản lý quán cà phê hiệu quả. Phần nào giúp bạn giảm đi nỗi lo lắng của chính mình trong quá trình quản lý cửa hàng, Theo dõi ngay bài viết để biết được quy trình này như thế nào nhé.

Quy trình quản lý quán cà phê bao gồm những bước nào?

1. Quy trình quản lý nhân sự

Có thể nói bất kỳ một lĩnh vực kinh doanh nào đi chăng nữa thì hình ảnh nhân viên được coi là bộ mặt của mỗi doanh nghiệp và cũng là người trực tiếp giao tiếp với khách hàng từ lúc bước vào cho đến khi ra về. Chính vì thế một trong những quy trình quản lý quán cafe chính là quản lý nhân viên. 

Xem thêm: Làm thế nào để mở một quán cà phê?

Bạn sẽ gặp không ít khó khăn trong vấn đề quản lý như:

• Nghỉ việc thường xuyên
• Nghỉ việc đột xuất
• Nhân viên không nhiệt tình,...

Vậy nên, khi gặp những tình trạng này bạn cần khắc phục kịp thời để giúp nhân viên có thể gắn bó lâu dài hơn với cửa hàng. Khi gặp phải tình trạng này bạn cần làm gì? 

• Thứ nhất, hãy dùng việc chi trả tiền lương làm công cụ để đảm bảo rằng nhân viên không nghỉ việc đột xuất. Cách làm khá đơn giản, hãy giữ ít nhất 5 ngày lương của nhân viên để "phòng bị" cho mức phạt khi nhân viên nghỉ đột xuất.
• Thứ hai, đưa ra phương pháp trả lương công bằng nhất, chính xác nhất. 
• Thứ ba, cần xây dựng một bộ tài liệu đào tạo nhân viên thật đơn giản, chính xác và cố gắng chỉ làm trong một 1 trang giấy A4 và chắc chắn thông tin phải được mô tả công việc thật đầy đủ, quy trình tác nghiệp và văn hóa phục vụ phải thật chi tiết. Càng đơn giản càng giúp cho nhân viên dễ nắm bắt được công việc và thực hiện đúng. 

Xem thêm: Kinh nghiệm tuyển dụng nhân viên cho quán cafe

Quy trình quản lý nhân sự tại quán cafe rất quan trọng

Xem thêm: Các mẫu tạp dề đẹp cho quán cafe

2. Xây dựng quy trình phục vụ chuyên nghiệp

Dĩ nhiên, để có được sự chuyên nghiệp trong tác phong làm việc thì cần phải có một cách quản lý quán cafe cụ thể. Do đó, bạn cần xây dựng quy trình phục vụ chuyên nghiệp cho chính nhân viên của mình. Cụ thể:

• Bước 1: Order thức uống

Nhân viên phục vụ sẽ tiến hàng order đồ uống của khách hàng lên phiếu order (cần ghi rõ thông tin như: nhân viên lập phiếu, số bàn gọi đồ uống, tên đồ uống, số lượng đồ uống; phiếu này dùng để lưu trữ khi có sai sót, gian lận có thể sử dụng để xử lý)

• Bước 2: Nhập vào phần mềm và in phiếu

Ở bước này, sau khi nhân viên phục đã order xong sẽ chuyển đến thu ngân, thu ngân sẽ tiếp nhận phiếu vào nhập thông tin và máy tính theo đúng yêu cầu. Cuối cùng, in phiếu và chuyển cho người pha chế.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý quán cà phê nhỏ tốt nhất

• Bước 3: Xuất hàng hóa

Sau khi tiếp nhận phiếu order sẽ thực hiện pha chế, khi pha chế xong sẽ chuyển lại cho nhân viên phục vụ, lúc này nhân viên phục vụ sẽ sắp xếp đồ uống và đưa ra đúng số bàn đã order. 

• Bước 4: Kiểm tra đồ uống

Nhân viên đem đồ uống ra cho khách, trước khi đưa cho khách nên kiểm tra xem đồ uống đã đủ chưa. 

• Bước 5: In bill thanh toán và tính tiền

Nhân viên phục vụ sẽ tiếp nhận nhu cầu thanh toán từ phía khách hàng, sau đó đến quầy thu ngân để yêu cầu in bill, thu ngân sẽ in phí tính tiền và tiền thối (nếu có). Sau khi đã xác nhận chính xác thì bàn giao cho khách hàng.

Cách quản lý quán cà phê hiệu quả là xây dựng quy trình quản lý kĩ càng

Ngoài ra, trong quá trình phục vụ nhân viên cần lưu ý đến một số trường hợp phát sinh trong quá trình làm việc như:

• Khách hàng đổi/trả thức uống
• Khách hàng gọi thêm nước uống
• Khách hàng chuyển bàn/chuyển khu vực
• Khách hàng gộp nhiều bàn lại làm một
• Khách hàng tác một bàn thành nhiều bàn…

Xem thêm: Kinh nghiệm phục vụ quán cafe để giải quyết trường hợp phát sinh

Giới thiệu phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả nhất hiện nay

3. Quản lý hàng hóa và điều hành quán 

Với giai đoạn quản lý hàng hóa và điều hành quán bạn cần thực hiện theo từng giai đoạn cụ thể:

Quy trình quản lý quán cafe giai đoạn đầu vào

• Tìm mua nguyên liệu: Nên lựa chọn những địa chỉ uy tín, chất lượng, có chính sách giá cả, hàng hóa, giao hàng rõ ràng, khi mua cần có chứng từ cụ thể để tiện cho việc kiểm soát nguồn nguyên liệu khi nhập.
• Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định, tài sản nhỏ.
• Nên có kho hàng để dự trữ hàng hóa, đồng thời bảo quản và kiểm soát nguồn nguyên liệu được nhập cho quán một cách hiệu quả.
• Kiểm kê hàng hóa khi nhập vào file quản lý hoặc phần mềm quản lý.

Quản lý cafe sẽ giúp cho quán hoạt động tốt hơn rất nhiều

Giai đoạn vận hành

• Cần xây dựng file cost đồ uống và lên giá thành giúp cho việc tính toán mua nguyên liệu thật chính xác.
• Thực hiện theo quy trình tác nghiệp ban đầu đã đưa ra phục vụ - thu ngân - pha chế

Giai đoạn kiểm soát quy trình lý quán cà phê

Ở giai đoạn này bạn cần thực hiện việc kiểm soát thật chặt chẽ bao gồm:

Kiểm soát quy trình tác nghiệp:

• Dựa vào bảng mô tả công việc, quy trình nghiệp vụ để thực hiện quá trình kiểm soát, đánh giá nhân sự thực hiện có đúng với quy trình đã đưa ra hay không.
• Cần linh hoạt điều chỉ quy trình tác nghiệp sao cho phù hợp với tình hình thực tế hiện tại của cửa hàng.

Cần kiểm soát thường xuyên các bước trong quy trình quản lý quán cà phê

Thực hiện kiểm soát thu chi hàng ngày

• Việc thu chi nhỏ nhặt hàng ngày sẽ được trao quyền cho nhân viên thu ngân, tuy nhiên cần phải có đầy đủ chữ ký. Chỉ với những khoản chi lớn mới cần cấp quản lý ký. 
• Đối với doanh thu từ bán hàng và doanh thu từ các khoản khác cần thực hiện kiểm tra dựa trên thực tế, nên tiến hành kiểm tra tiền vào cuối ngày (hoặc cuối ca) song song trên file quản lý hoặc phần mềm nếu có sử dụng. Trường hợp nếu nhân viên thu ngân chia ca nên có file bàn giao rõ ràng.  Để có thể thực hiện quy trình quản lý bán hàng dễ dàng hơn thì các doanh nghiệp nên mua phần mềm quản lí.
• Nhân viên cần thực hiện phân chia các khoản thu/chi tách riêng để quản lý có thể dễ dàng nắm rõ (lương nhân viên, trả tiền điện, mua trái cây, mua nước ngọt,...)

Kiểm soát hàng hóa kho hàng

• Cần kiểm tra kho hàng thường xuyên ít nhất 1 tuần lần theo mẫu kiểm kho (thường nên kiểm tra hàng vào sáng thứ 2 hàng tuần)
• Thực hiện đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên file quản lsy để có thể đánh giá chính xác số lượng hàng hóa nhập về còn lại trong kho.

• Lập báo cáo phân tích:
• Thực hiện báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm
• Thực hiện báo cáo chi tiết theo từng danh mục về các chi phí thu/chi
• Thực hiện báo cáo về thất thoát vật dụng.

Dựa vào các báo cáo để biết được tỷ trọng doanh thu trong cửa hàng như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao,... từ đó đưa ra được phương án kinh doanh như thế nào cho phù hợp. 

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về quy trình quản lý quán cafe. Mong rằng những thông tin hữu ích mà chúng tôi chia sẻ ở bài viết trên sẽ phần nào giúp bạn có được một quy trình quản lý hiệu quả, giúp cho cửa hàng phát triển và có được doanh thu cao hơn trong quá trình kinh doanh của mình.

Bài viết tham khảo:

How To Manage Your Cafe Staff Effectively